01
Kwi

Komunikacja z pracownikiem w trudnym czasie

Komunikujemy się z pracownikiem w czasie trudnym

Czas trudny to nie tylko ten, jaki właśnie wszyscy przeżywamy, lecz każdy okres przeorganizowywania firmy, dlatego tak ważna jest wzajemna komunikacja. Ponieważ celem każdej komunikacji jest motywowanie do działania, właśnie w takim czasie ważna jest postawa empatyczna, wspierająca pracowników do efektywnej pracy. Za wysoki poziom każdych emocji, nie tylko negatywnych, ale i pozytywnych sprawia, że trudniej jest nam się skoncentrować, trudniej się komunikujemy, przekazując treści merytoryczne. Stwórzmy więc  poczucie wspólnoty, nawet jeśli pracujemy osobno. Niech współpracownicy poczują, że działamy razem, że każdy z nas jest odpowiedzialny za rozwój firmy, ma sprawczość, która pozwoli utrzymać firmę i tym samym uratować swoje stanowisko pracy.

W komunikacji z pracownikiem obecnie najważniejszy jest styl empatyczny, zwłaszcza na początku rozmowy.  Zacznijmy od pytania, „co u ciebie słychać?”, bo mówienie o emocjach sprawia, że my te emocje możemy rozładować, czyli obniżyć poziom napięcia.  Gdy pracownik powie: „denerwuję się, bo wszyscy się denerwujemy w tej sytuacji”, możemy zastosować dwa sposoby odpowiedzi: przeformułowanie lub parafrazowanie.

Przeformułowanie to powtórzenie słów tej osoby. „Rozumiem, że się denerwujesz, bo wszyscy się denerwujemy w tej sytuacji”.

Natomiast gdy widzimy osobę zdenerwowaną, ale ona tego nie sygnalizuje werbalnie, możemy jej emocje nazwać: „widzę, że się denerwujesz. Masz do tego prawo, bo wszyscy się denerwujemy w tej sytuacji”. To parafrazowanie.

Drugi ważny styl komunikacji to uważność. Zatrzymujemy się na tym, co jest tu i teraz. Dzielimy pracę na małe odcinki i zajmujemy się tylko tym, co teraz mamy do zrobienia, bo jutro jest niepewne. Skierowanie uwagi pracowników na konkretną pracę wywołuje uczycie sprawcze: mam wpływ na sytuację, pozwala mi to zająć się tym, co teraz jest ważne i obniża mój poziom stresu.

Płynnie możemy przejść do kolejnego jakże pomocnego stylu komunikacji w czasie trudnym. To styl motywujący, czyli zwracamy uwagę pracowników na wszystko, co jest potencjałem sytuacji. Styl motywujący bowiem pomaga nie tylko skoncentrować się na konkretnym zadaniu, ale zarządzać rzeczywistością w taki sposób, by dostrzegać wszystko, co możemy ulepszyć, co dzięki temu, że np. pracujemy zdalnie, możemy zrobić inaczej i w związku z tym nabyć nowe umiejętności. Akcentujemy to, co się udało, mimo utrudnień. Motywacja to też podkreślanie jakości pracy pracownika. W tych czasach docenianie pracownika jest bardzo istotne!

Ostatnim ważnym stylem w pracy jest styl poznawczy, który odnosi się do transparentności. Do tego stylu wpisane są pytania budujące dialog. Dialog ma ogromne znaczenie, bo on buduje bezpieczeństwo. Buduje poczucie bycia we wspólnocie i pilnuje stanu użyteczności. Możemy zadawać pytania sokratejskie, czyli pytania badawcze. Mamy zwrócić uwagę na to, co jest najistotniejsze, czyli na konkretne działanie, na potencjał sytuacji (styl motywujący).

Konkretne słowa budują poczucie bezpieczeństwa oparte na byciu we wspólnocie: „pamiętajmy o tym, żeby się wzajemnie wspierać”, „róbmy to razem”, „pomagajmy sobie wzajemnie”. Jako szefowie możemy wejść w rolę dyrektywną, bo w sytuacji stresowej jest potrzebna osoba, która wie, co robić, jak działać. Rozdzielając zadania, spróbujmy się ograniczać do dość krótkiego czasu. Delegujmy czynności podzielone na krótkie, jasne sekwencje. Dyrektywność w takich czasach, jeśli wcześniej zadbaliśmy o empatię, daje poczucie bezpieczeństwa. Wszyscy odnajdujemy w sobie wówczas sprawczość, że ode mnie konkretnie coś zależy.

W pracy zdalnej sprawdzają się cele krótkoterminowe z możliwością raportowania. By podsumować działania i planować dalsze. Dobrze jest nadać pracy strukturę. Ważne są informacje zwrotne pozytywne. W sytuacjach stresowych możemy nawet częściej, niż do tej pory chwalić pracowników. To obniża poziom stresu, pozwala się lepiej skoncentrować na zadaniu. Wyzwala poczucie sprawczości.

 

 

Kiedy tylko możemy, akcentujmy tezę łączącą i budującą sytuację: w każdej nawet bardzo trudnym momencie jest potencjał korzyści, nauczyliśmy się czegoś nowego, mamy nowe kontakty, wypróbowaliśmy nowe strategie, z których do tej pory nie korzystaliśmy, pomagajmy sobie wzajemnie. Motywując się i wspierając, uczymy współpracowników patrzenia z optymizmem na nową sytuację, uczymy ich współpracy i to pewnie pozostanie jako wartość, gdy sytuacja wróci do normy.

W obecnej sytuacji z pewnością znajdą się ludzie, choć będą to jednostki, które zaczną wykorzystywać pracodawcę, udając ogromnie zapracowanego, do tego obarczonego gromadką marudzących dzieci człowieka. Stale będzie coś nie tak: kłopoty z Internetem, komputerem, współpracownicy zawalili terminy, więc on nie mógł wykonać swojego zadania, dzieci musiały ściągnąć materiał ze szkoły, do tego stale się denerwują i mają spadek koncentracji itd. Co w takiej sytuacji robić? Przecież nie możemy dać się wykorzystywać! Myślę, że każdy z nas za pierwszym razem pozwoli sobie na zrozumienie wyjaśnień, lecz gdy się będą one powtarzały, gdy efektywność pracy bardzo spadnie, nie możemy pozwolić na lekceważenie obowiązków. Dlatego warto dzielić pracę na małe odcinki i rozliczać pracowników z efektów pracy a nie z czasu pracy. Z efektów dlatego, że pracownik w domu rzeczywiście może mieć kłopot z dzieckiem podczas czasu pracy, ale później może ją nadrobić. Jeśli będzie musiał stale nadrabiać wieczorami (a nie lubi pracować nocą), szybko się zorientuje, że obijanie się po prostu mu się nie opłaca i weźmie się do roboty.

Pracownikowi poradźmy, by pilnował nadanej w pracy struktury, planował swoje działania i je podsumowywał, a potem raportował wyniki pracy. Żeby wyznaczył sobie konkretny czas pracy, czas na odpoczynek, przygotował stanowisko pracy. Nie krytykujmy go od razu, bo obecnie ważne są informacje zwrotne pozytywne, ale umiejmy go też postawić do pionu, gdy za bardzo zalega z wykonaniem swojej „działki”. Zawsze można powiedzieć, że przez niego zaległości mają wszyscy pracownicy i to im się nie podoba, bo nie mogą starannie zaplanować sobie godzin pracy , a chaos jest dodatkowym źródłem niepokoju.

Pamiętajmy też, że po powrocie do normalności mogą zostać nie tylko umiejętności, które nabyliśmy, by móc pracować zdalnie, ale też pewne nienajlepsze w pracy stacjonarnej nawyki. Może być nam trudno wejść w ten codzienny rytm, dlatego teraz im lepiej sobie ten dzień zaprojektujemy, będziemy pilnowali tego, żeby on miał stałe punkty i taką pozytywną rutynę, tym łatwiej będzie wejść z powrotem w tryby stacjonarnej/codziennej pracy.

BPO Network