W skrócie:
- Próg 25 etatów uruchamia obowiązek automatycznie: Fundusz nie wysyła powiadomienia – księgowa po prostu zaczyna przelewać wpłaty, często bez uprzedzenia właściciela firmy
- Większość firm dowiaduje się za późno: Pierwszy przelew wychodzi z konta, dopiero wtedy pada pytanie "co to jest PFRON i dlaczego płacimy"
- Wpłaty można całkowicie wyeliminować w 1–6 tygodni: Zatrudnienie odpowiedniej liczby osób z orzeczeniem zeruje zobowiązania wobec funduszu i dodatkowo generuje dofinansowania
- Zwłoka kosztuje tysiące złotych miesięcznie: Każdy miesiąc odkładania decyzji to kolejna wpłata, której można było uniknąć – czas działa przeciwko Tobie
Księgowa przychodzi z informacją: „Musimy zacząć płacić PFRON. Od tego miesiąca”. Pierwsze pytanie brzmi zazwyczaj: „Co to jest PFRON?” Drugie: „Ile to kosztuje?” Trzecie, najważniejsze: „Dlaczego nikt mi wcześniej nie powiedział?”
Odpowiedź na ostatnie pytanie jest prosta: nikt nie musiał. PFRON nie wysyła pisma z gratulacjami za przekroczenie progu zatrudnienia. Nie dzwoni inspektor z funduszu. Po prostu któregoś miesiąca księgowa przelicza etaty, widzi przekroczenie progu i zaczyna wykonywać przelewy. Czasem nawet bez wyjaśnienia, bo sama nie do końca rozumie dlaczego firma nagle ma ten obowiązek.
Właściciel dowiaduje się o tym, gdy pieniądze już wyszły z konta. Często po kilku miesiącach. Czasem dopiero na koniec roku, gdy widzi podsumowanie wydatków.
Kiedy firma zaczyna płacić PFRON
Obowiązek wpłat na PFRON pojawia się automatycznie, gdy firma zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
To kluczowe rozróżnienie: nie chodzi o liczbę osób zatrudnionych, ale o liczbę etatów.
Jak to działa:
Jeśli zatrudniasz 30 osób, ale część na pół etatu, część na trzy czwarte – księgowa musi przeliczyć wszystkich na pełne etaty. Dopiero ta suma decyduje, czy przekroczyłeś próg.
Firma może mieć 28 pracowników i być poniżej progu (bo w przeliczeniu to 24 etaty). Albo może mieć 23 pracowników i być powyżej (bo wszyscy pracują po więcej niż jeden etat, a suma daje 26).
Najczęstsza sytuacja:
Firma rośnie organicznie. Zatrudniasz kolejne osoby, bo jest praca. Nikt nie myśli o PFRON, bo nikt nie śledzi progu. Księgowa w pewnym momencie robi przeliczenie – i okazuje się, że od trzech miesięcy firma powinna płacić wpłaty.
Od tego momentu co miesiąc z konta firmy wychodzą kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych. Właściciel często dowiaduje się o tym przypadkiem, przeglądając wyciąg bankowy.
Ile faktycznie kosztuje PFRON
Wpłaty na PFRON nie są symboliczne. Dla większości firm to jeden z większych stałych kosztów operacyjnych.
Fundusz wymaga, żeby firma zatrudniająca co najmniej 25 etatów miała w zespole co najmniej 6% pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności.
Jeśli tego wskaźnika nie spełniasz – płacisz wpłatę za każdą brakującą osobę.
Miesięczna wpłata w 2026 roku: około 3.738,90 zł za każdą brakującą osobę ( wysokość wpłaty zmienia się wraz ze zmianą średniej krajowej).
Co to oznacza dla różnych firm:
- Firma zatrudniająca niewiele powyżej progu (26) – to ponad 7 tysięcy złotych miesięcznie. Rocznie przekracza 86 tysięcy złotych.
- Firma średniej wielkości (50) – to ponad 13 tysięcy złotych miesięcznie. Rocznie ponad 166 tysięcy złotych.
- Firma większa (100) – to już ponad 27 tysięcy złotych miesięcznie. Rocznie nawet ponad 332 tysiące lub więcej.
To nie marginalny koszt. To budżet, za który można zatrudnić dodatkowego pracownika, zainwestować w rozwój produktu, podnieść wynagrodzenia zespołowi lub zwiększyć wydatki marketingowe.
Zamiast tego – pieniądze co miesiąc trafiają na konto funduszu. Firma nic za to nie dostaje. Zero wartości, zero zwrotu.
Dlaczego księgowa nie ostrzegła wcześniej
Księgowa nie jest odpowiedzialna za strategię kadrową. Jej zadanie to rozliczenia, nie optymalizacja kosztów zatrudnienia.
Widzi, że firma przekroczyła próg 25 etatów – wykonuje przelew, bo taki jest przepis. Nie zastanawia się, czy można tego uniknąć. Nie proponuje zatrudnienia osób z orzeczeniem. Po prostu realizuje obowiązek wynikający z ustawy.
Typowy scenariusz:
Pierwszy miesiąc: księgowa przelicza etaty, widzi przekroczenie progu, oblicza wpłatę, wykonuje przelew.
Drugi miesiąc: kolejna wpłata.
Trzeci miesiąc: kolejna wpłata.
Szósty miesiąc: właściciel przegląda bilans, widzi pozycję „wpłaty PFRON”, pyta co to jest.
Księgowa: „Fundusz dla niepełnosprawnych. Płacimy, bo mamy powyżej 25 pracowników.”
Właściciel: „I nie da się tego uniknąć?”
Księgowa: „Można zatrudnić osoby z orzeczeniem. Ale to nie moja rola.”
Pół roku stracone. Dziesiątki tysięcy złotych wpłacone.
A można było zatrudnić odpowiednią liczbę osób z orzeczeniem, całkowicie wyeliminować wpłaty i dodatkowo otrzymać dofinansowania z funduszu do wynagrodzeń przez pierwsze trzy lata zatrudnienia.
Co zrobić, gdy dowiesz się o obowiązku PFRON
Masz dwa scenariusze.
Scenariusz 1: Zatrudnij osoby z orzeczeniem i wyeliminuj wpłaty całkowicie
To najszybsze i najbardziej opłacalne rozwiązanie dla większości firm.
Krok pierwszy: Przeanalizuj stanowiska w firmie. Które z nich można realizować zdalnie lub z minimalnymi dostosowaniami? Księgowość, obsługa klienta, IT, administracja, marketing – większość funkcji biurowych nie wymaga fizycznej obecności w siedzibie.
Krok drugi: Skontaktuj się z agencją rekrutacyjną specjalizującą się w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – w tym przypadku z nami BPO Network. Nie publikuj ogłoszeń na standardowych portalach – kandydaci z orzeczeniem o niepełnosprawności rzadko tam aplikują. Agencje mają dostęp do baz kandydatów gotowych do podjęcia pracy – my również dysponujemy taką bazą, obejmującą ponad 18 tysięcy kandydatów.
Krok trzeci: Przeprowadź rekrutację. Od pierwszego kontaktu do zatrudnienia mija zwykle od 6 do 10 tygodni. W tym czasie nadal płacisz PFRON – ale to ostatnie wpłaty.
Krok czwarty: Po zatrudnieniu zgłoś pracowników do funduszu. Od następnego miesiąca przestajesz płacić wpłaty. Dodatkowo możesz ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń.
Efekt:
Eliminujesz wpłaty całkowicie. Oszczędzasz dziesiątki lub setki tysięcy złotych rocznie.
Otrzymujesz dofinansowania z funduszu przez pierwsze trzy lata zatrudnienia – kilka tysięcy złotych miesięcznie.
Zyskujesz kompetentnych pracowników, którzy faktycznie pracują i generują wartość dla firmy.
Scenariusz 2: Zaakceptuj koszt PFRON jako stały element budżetu
Jeśli nie masz stanowisk możliwych do realizacji zdalnie (produkcja, magazyn, fizyczna obsługa) lub z innych powodów nie chcesz zatrudniać osób z orzeczeniem – możesz po prostu płacić wpłaty.
To legalne. Wiele firm tak robi. Ale musisz być świadomy, że co miesiąc tracisz pieniądze, których nie musisz tracić.
I że konkurencja, która zdecydowała się na zatrudnienie osób niepełnosprawnych, ma niższe koszty operacyjne. Co w dłuższej perspektywie daje jej przewagę cenową lub możliwość wyższych marż.
Jak długo możesz zwlekać
Każdy miesiąc zwłoki to kolejna wpłata na fundusz. Pieniądze, które mogłyby zostać w firmie.
Jeśli odkładasz decyzję o trzy miesiące – tracisz od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od wielkości firmy.
Jeśli odkładasz o pół roku – strata przekracza często 50 tysięcy złotych.
Jeśli odkładasz o rok – możesz stracić ponad 100 tysięcy.
A proces zatrudnienia osób z orzeczeniem trwa od 6 do 10 tygodni. To znaczy, że decyzja podjęta dzisiaj może wyeliminować wpłaty już za dwa miesiące.
Im dłużej czekasz, tym więcej tracisz.
Najczęstsze błędy, które popełniają firmy po przekroczeniu progu
Błąd 1: Myślenie, że „trzeba płacić, bo taki przepis”
Nie musisz. Przepis mówi: płać ALBO zatrudnij osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Większość firm wybiera płacenie, bo nie wie, że druga opcja jest prostsza i tańsza.
Błąd 2: Samodzielna próba rekrutacji przez portale ogłoszeniowe
Publikujesz ogłoszenie na standardowym portalu. Czekasz miesiąc. Dostajesz kilka CV, ale kandydaci albo mają lekki stopień (który nie daje zwolnienia z PFRON), albo nie spełniają wymagań kompetencyjnych. Rezygnujesz. W tym czasie zapłaciłeś już kilkanaście tysięcy złotych wpłat.
Błąd 3: Odkładanie decyzji „na później”
Teraz nie ma czasu, zajmiemy się tym w przyszłym kwartale. Kwartał mija, jest kolejny powód, żeby odłożyć. Rok później firma wpłaciła na fundusz ponad 100 tysięcy złotych i nadal „planuje się tym zająć”.
Kiedy warto skontaktować się z agencją specjalizującą się w PFRON
Jeśli:
- Właśnie dowiedziałeś się, że Twoja firma płaci PFRON
- Chcesz przestać płacić wpłaty, ale nie wiesz od czego zacząć
- Próbowałeś samodzielnie rekrutować przez portale i nie przyniosło to efektów
- Nie masz czasu ani zasobów w dziale HR na specjalistyczną rekrutację
- Chcesz mieć pewność, że proces zostanie przeprowadzony bez błędów
Skontaktuj się z nami zanim przeleje kolejna wpłata.
Przeanalizujemy Twoją sytuację, pokażemy ile faktycznie tracisz każdego miesiąca, zaproponujemy konkretne rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Pokażemy timeline – ile czasu zajmie eliminacja wpłat, ile będzie kosztować proces, ile zaoszczędzisz w skali roku.
Bez zobowiązań. Z pełną transparentnością liczb.
Zadzwoń: 502 420 294
Wyślij mail: mjura@bponetwork.pl