W skrócie:
- Obowiązek składania deklaracji PFRON dotyczy każdej firmy zatrudniającej co najmniej 25 pracowników na pełen etat.
- Miesięczny termin składania deklaracji PFRON to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.
- Najważniejsze formularze PFRON to DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b i INF-1 — wybór zależy od Twojej sytuacji kadrowej.
- Najczęstsze błędy pracodawców to: błędne przeliczenie zatrudnienia, przeterminowane orzeczenia OzN i wybór złego formularza PFRON.
- Błędną deklarację PFRON można poprawić samodzielnie przez system e-PFRON2 — im szybciej, tym mniejsze ryzyko odsetek.
Prowadzisz firmę zatrudniającą co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat? Jeśli tak, to masz obowiązek regularnego składania deklaracji do PFRON — Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Dla wielu przedsiębiorców to jeden z tych obowiązków, który gdzieś umyka, bo „jest raz w miesiącu i jakoś się samo robi”. Problem polega na tym, że gdy coś pójdzie nie tak, kara potrafi być bardzo dotkliwa.
Deklaracje PFRON to nie tylko formalność. To dokument, który decyduje o tym, ile Twoja firma wpłaca na fundusz — albo ile może zaoszczędzić, jeśli zatrudnia osoby z niepełnosprawnościami. Błędnie wypełniony formularz, pominięty termin lub nieprawidłowe dane mogą skutkować dopłatą zaległości wraz z odsetkami, a w skrajnych przypadkach — kontrolą z PFRON.
Kto musi składać deklaracje PFRON?
Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy — i jednocześnie nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. Jeśli obydwa warunki są spełnione jednocześnie, masz obowiązek zarówno wpłaty na PFRON, jak i comiesięcznego składania deklaracji.
Kogo dotyczą przepisy?
- Przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą
- Państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych
- Organizacji pozarządowych i fundacji
- Spółdzielni, stowarzyszeń i innych podmiotów zatrudniających pracowników
Kto jest zwolniony z obowiązku?
Pracodawca jest zwolniony z wpłat (i deklaracji dot. wpłaty) jeśli:
- osiągnął wskaźnik zatrudnienia OzN na poziomie co najmniej 6% ogółu pracowników, LUB prowadzi placówkę edukacyjną (przedszkole, szkoła, uczelnia) i wskaźnik OzN wynosi co najmniej 2%, LUB
- jest żłobkiem, klubem dziecięcym lub centrum integracji społecznej ze wskaźnikiem OzN min. 2%
⚠️ Ważna zasada |
Nawet jeśli jesteś zwolniony z wpłaty, nadal możesz mieć obowiązek złożenia deklaracji informacyjnej. Zawsze warto to zweryfikować — brak deklaracji przy zwolnieniu z wpłaty to osobny błąd formalny. |
Formularze PFRON — które deklaracje składa pracodawca?
PFRON korzysta z kilku rodzajów formularzy, a wybór odpowiedniego zależy od charakteru Twojego pracodawcy. Poniżej zestawienie najważniejszych formularzy, które dotyczą standardowego pracodawcy z sektora prywatnego.
| Formularz | Kto składa i w jakim celu |
|---|---|
|
DEK-I-0 |
Pracodawca zwolniony z wpłat (osiągnął wskaźnik 6%) — składa deklarację zerową informując o braku zobowiązania |
|
DEK-I-a |
Pracodawca zobowiązany do wpłaty — deklaracja miesięczna obliczająca wysokość wpłaty na PFRON |
|
DEK-I-b |
Pracodawca korzystający z obniżenia wpłaty z tytułu zakupu usług/produkcji od firmy zatrudniającej OzN (np. ZPCh) |
|
DEK-II |
Pracodawca prowadzący Zakład Pracy Chronionej lub Zakład Aktywności Zawodowej |
|
INF-1 |
Informacja roczna składana przez pracodawcę zwolnionego z wpłat (raz w roku, do końca marca) |
Skąd pobrać aktualne formularze?
Wszystkie formularze PFRON dostępne są w systemie e-PFRON pod adresem: www.e-pfron.pl — tam też składasz deklaracje elektronicznie. Formularze papierowe są dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Terminy składania deklaracji PFRON — co, kiedy i gdzie?
To pytanie pada najczęściej. Terminy są stałe i wynikają bezpośrednio z ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 100 z późn. zm.).
Kluczowy termin miesięczny
Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego deklaracja dotyczy.
Przykład: deklaracja za styczeń 2026 → składasz i opłacasz do 25 lutego 2026.
Jeśli 25. dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy → termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Termin roczny — informacja INF-1
Do 31 marca roku następnego
Przykład: INF-1 za rok 2025 → składasz do 20 stycznia 2026 r..
Dotyczy pracodawców zwolnionych z wpłat — składają informację roczną potwierdzającą osiągnięty wskaźnik OzN.
Poniżej przedstawiamy terminarz na 2026 rok, uwzględniający dni robocze (jeśli 25. dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy):
| Deklaracja za miesiąc | Termin złożenia i wpłaty |
|---|---|
|
Styczeń 2026 |
Styczeń 2026 (za grudzień 2025): do 20 stycznia 2026 r. (UWAGA: DEK-R/INF-2 roczne), miesięczne zazwyczaj do 25. |
|
Luty 2026 |
(za styczeń): do 25 lutego 2026 r. |
|
Marzec 2026 |
(za luty): do 25 marca 2026 r. |
|
Kwiecień 2026 |
(za marzec): do 27 kwietnia 2026 r. (25 to sobota) |
|
Maj 2026 |
(za kwiecień): do 25 maja 2026 r. |
|
Czerwiec 2026 |
(za maj): do 25 czerwca 2026 r. |
|
Lipiec 2026 |
(za czerwiec): do 27 lipca 2026 r. (25 to sobota) |
|
Sierpień 2026 |
(za lipiec): do 25 sierpnia 2026 r. |
|
Wrzesień 2026 |
(za sierpień): do 25 września 2026 r. |
|
Październik 2026 |
(za wrzesień): do 26 października 2026 r. (25 to niedziela) |
|
Listopad 2026 |
(za październik): do 25 listopada 2026 r. |
|
Grudzień 2026 |
(za listopad): do 25 grudnia 2026 r. -> możliwe przesunięcie ze względu na święta, zazwyczaj do 25 lub najbliższy dzień roboczy |
|
Styczeń 2027 |
(za grudzień 2026): do 25 stycznia 2027 r. |
Ważne informacje:
- Dokumenty składa się elektronicznie przez system e-PFRON2.
- Roczne deklaracje (DEK-R, INF-2) za rok 2025 należy złożyć do 20 stycznia 2026 r..
- Dofinansowania do wynagrodzeń (wnioski Wn-D) składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje dofinansowanie.
Najczęstsze błędy pracodawców przy deklaracjach PFRON
Na podstawie doświadczeń w obsłudze pracodawców wyróżniamy kilka błędów, które powtarzają się najczęściej. Każdy z nich może skutkować korektą, wezwaniem lub naliczeniem odsetek.
Błąd 1 — nieprawidłowe przeliczenie stanu zatrudnienia
Do obliczenia wskaźnika OzN bierzesz pod uwagę wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w przeliczeniu na pełen etat. Nie wliczasz tu: osób na urlopie bezpłatnym w tym również pracowników z niepełnosprawnościami, pracowników oddelegowanych przez agencję pracy tymczasowej, osób na urlopie wychowawczym, ani stażystów z Urzędu Pracy.
Jak to robić poprawnie?
Sumuj wyłącznie etaty faktycznie przepracowane lub pozostające w stosunku pracy w danym miesiącu. Przy wyliczeniu wskaźnika OzN licz tylko pracowników posiadających aktualne orzeczenie — jeśli orzeczenie wygasło, nie wliczasz pracownika do wskaźnika.
Błąd 2 — złożenie deklaracji po terminie lub brak deklaracji
Pominięcie terminu to nie tylko formalny problem. PFRON może wszcząć postępowanie wyjaśniające, a zaległość wraz z odsetkami ustawowymi zostaje naliczona automatycznie. Co gorsza — jeśli nie złożysz deklaracji, PFRON może wydać decyzję administracyjną określającą wysokość zobowiązania samodzielnie, na podstawie dostępnych danych.
Jak to robić poprawnie?
Ustaw przypomnienie w kalendarzu na 15. dzień każdego miesiąca — to daje Ci 5 dni zapasu przed terminem. Rozważ też skonfigurowanie automatycznych powiadomień w systemie kadrowo-płacowym.
Błąd 3 — wybór niewłaściwego formularza
Pracodawcy mylą DEK-I-0 (deklaracja zerowa dla zwolnionych z wpłat) z DEK-I-a (deklaracja dla zobowiązanych do wpłaty). Złożenie zerowej deklaracji zamiast właściwej jest traktowane jak brak deklaracji — i może skutkować wezwaniem do korekty.
Jak to robić poprawnie?
Przed każdym miesiącem sprawdź, czy Twój wskaźnik OzN nadal daje Ci prawo do zerowej deklaracji. Zmiana stanu zatrudnienia (zwolnienie pracownika z orzeczeniem) może z dnia na dzień zmienić Twój status.
Błąd 4 — nieuwzględnienie obniżenia wpłaty z tytułu zakupu usług
Jeśli Twoja firma kupuje usługi lub produkty od pracodawcy posiadającego status ZPCh (Zakład Pracy Chronionej) lub od pracodawcy zatrudniającego OzN ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności — masz prawo do obniżenia wpłaty na PFRON. Wielu pracodawców po prostu o tym nie wie i przepłaca.
Jak to robić poprawnie?
Poproś dostawcę o informację o obniżeniu (INF-U). Dokument musi być wystawiony terminowo i prawidłowo, żebyś mógł go uwzględnić w deklaracji DEK-I-b. Przechowuj te dokumenty — PFRON może ich zażądać podczas kontroli.
Błąd 5 — błędne dane pracowników z orzeczeniami
Zdarza się, że w systemie kadrowym figuruje pracownik z nieaktualnym orzeczeniem — wygasłym, uchylonym lub po prostu nieodnotowanym w systemie. To powoduje błędne wyliczenie wskaźnika i w efekcie zbyt niską wpłatę (co wyjdzie podczas kontroli) albo zbyt wysoką (co po prostu przepłacasz).
Jak to robić poprawnie?
Raz na kwartał przeprowadź audyt orzecznictwa: sprawdź daty ważności wszystkich orzeczeń. Przypomnij pracownikom o konieczności dostarczenia nowego dokumentu z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wygaśnięciem.
Co zrobić, gdy już popełniłeś błąd? Korekta deklaracji PFRON
Spokojnie — PFRON przewiduje możliwość złożenia korekty deklaracji. Możesz poprawić błędnie wypełniony formularz samodzielnie, bez czekania na wezwanie. Im szybciej to zrobisz, tym mniejsze ryzyko naliczenia odsetek.
► Jak złożyć korektę?
- Zaloguj się do systemu e-PFRON2 (www.e-pfron.pl)
- Wybierz miesiąc, którego dotyczy korekta
- Wypełnij formularz ponownie z prawidłowymi danymi i oznacz go jako „korektę”
- Jeśli korekta skutkuje dopłatą — ureguluj różnicę wraz z odsetkami ustawowymi
- Zachowaj potwierdzenie złożenia korekty
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę złożyć deklarację PFRON papierowo, bez systemu e-PFRON?
Co do zasady deklaracje PFRON składa się elektronicznie przez system e-PFRON2. Forma papierowa jest dopuszczalna jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach — np. gdy pracodawca obiektywnie nie ma możliwości złożenia dokumentu elektronicznie. W praktyce PFRON oczekuje formy elektronicznej od wszystkich podmiotów.
Co się stanie, jeśli nie złożę deklaracji za dany miesiąc?
Brak deklaracji skutkuje tym, że PFRON może samodzielnie określić wysokość zobowiązania w drodze decyzji administracyjnej — na podstawie posiadanych danych. Dodatkowo naliczane są odsetki ustawowe od zaległości. W skrajnych przypadkach może dojść do kontroli lub egzekucji administracyjnej.
Czy pracownik zatrudniony na 1/2 etatu z orzeczeniem wlicza się do wskaźnika OzN?
Tak, ale proporcjonalnie do wymiaru etatu. Pracownik na 1/2 etatu z orzeczeniem wliczany jest jako 0,5 etatu do ogółu zatrudnienia ORAZ jako 0,5 etatu do liczby OzN. Wskaźnik oblicza się zawsze na podstawie pełnych etatów.
Kiedy wygasa orzeczenie o niepełnosprawności i co wtedy z deklaracją PFRON?
Pracownik przestaje być wliczany do wskaźnika OzN już od następnego dnia po wygaśnięciu orzeczenia. Jeżeli orzeczenie kończę się przykładowo 15.05 to od 16.05 Już go nie wliczamy do wskaźnika. No chyba że przekażę nowe orzeczenie, bądź zaświadczenie gdzie jest informacja że z automatu zostało przedłużane na jakiś tam okres
Deklaracje PFRON to obowiązek, który pozornie wydaje się prosty — ale diabelnie tkwi w szczegółach. Prawidłowe wyliczenie wskaźnika, wybór właściwego formularza, pilnowanie terminów i aktualizacja orzeczeń pracowników — to cztery filary, które decydują o tym, czy Twoje rozliczenia z PFRON będą bezproblemowe.
- Deklaracje miesięczne składasz do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni
- Informację roczną INF-1 składasz do 31 marca za rok poprzedni
- Korzystaj z systemu e-PFRON2 — forma elektroniczna to standard
- Regularnie weryfikuj orzeczenia pracowników — wygaśnięcie orzeczenia zmienia Twój wskaźnik
- Jeśli kupujesz usługi od ZPCh lub pracodawcy OzN — pamiętaj o obniżeniu wpłaty na PFRON
| Chcesz przestać tracić czas na rozliczenia PFRON? |
|---|
|
BPO Network specjalizuje się w rekrutacji pracowników z niepełnosprawnościami i obsłudze pracodawców w zakresie optymalizacji kosztów PFRON. Pomagamy firmom zredukować lub całkowicie wyeliminować zobowiązania wobec PFRON — zgodnie z prawem, bez ryzyka.
Skontaktuj się z nami → bponetwork.pl |
| Bezpłatna konsultacja • Bez zobowiązań • Tylko sprawdzone rozwiązania |
|---|