W skrócie:
- Ile faktycznie kosztuje Twoją firmę brak pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności i jak obliczyć roczne zobowiązania wobec PFRON
- Dlaczego zatrudnienie osoby z orzeczeniem może być tańsze niż płacenie składek i jakie dofinansowania możesz otrzymać
- Które stanowiska w firmie najłatwiej przystosować do pracy zdalnej dla osób niepełnosprawnych
- Od czego zacząć, żeby przestać płacić PFRON i zacząć oszczędzać nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie
Każdego miesiąca tysiące polskich firm przelewy na konto PFRON kwoty, których mogłyby uniknąć. Nie przez zaniedbanie. Nie przez brak chęci. Po prostu nikt im nie powiedział, że istnieje alternatywa.
Jeśli zatrudniasz więcej niż 25 pracowników i nie masz w zespole osób z orzeczeniem o niepełnosprawności, to z dużym prawdopodobieństwem co miesiąc płacisz składkę na PFRON. Dla wielu firm to kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Pieniądze, które mogłyby trafić na rozwój, podwyżki lub inwestycje.
Problem w tym, że większość pracodawców traktuje opłaty PFRON jak podatek – coś nieuniknionego, wpisanego w koszty prowadzenia biznesu. A to błąd.
Ile faktycznie płacisz na PFRON i jak to działa
Mechanizm jest prosty, choć niewielu pracodawców faktycznie przelicza, ile to ich kosztuje w skali roku.
Jeśli Twoja firma zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, obowiązuje Cię wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. Gdy go nie spełniasz, płacisz wpłatę na PFRON za każdego brakującego pracownika z orzeczeniem.
Wysokość wpłaty w 2026 roku wynosi 3.738,90 zł miesięcznie (ta kwota jest zmienna w zależności od średniej krajowej) za każdą brakującą osobę z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym. Jeśli w przeliczeniu brakuje Ci dwóch pracowników, to rocznie płacisz ponad 89 tysięcy złotych. Przy trzech – przekraczasz 134 tysięcy.
Dla firmy zatrudniającej 50 osób bez ani jednego pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności, roczne zobowiązanie wobec PFRON to około 166 137,41 zł. Dla firmy liczącej 100 osób – już ponad 332 346,81 zł rocznie.
To nie marginalny koszt. To budżet, za który można zatrudnić dodatkowego pracownika, zainwestować w rozwój technologiczny lub podnieść wynagrodzenia obecnemu zespołowi.
Dlaczego firmy płacą zamiast zatrudniać
Najczęstsze powody, które słyszymy od pracodawców, są zaskakująco podobne:
- „Nie mamy odpowiednich stanowisk dla osób niepełnosprawnych.” W praktyce oznacza to, że firma nie analizowała, które stanowiska mogą być realizowane zdalnie lub z dostosowaniami. Większość prac biurowych, obsługi klienta, księgowości czy IT nie wymaga pełnej sprawności fizycznej.
- „Boimy się formalności i kontroli z PFRON.” Strach przed nieznanym blokuje działanie. Tymczasem zatrudnienie osoby z orzeczeniem przy wsparciu specjalistycznej agencji to kwestia kilku tygodni, a dokumentacja jest prosta, jeśli ktoś zna procedury.
- „Nie wiemy, gdzie szukać kandydatów.” Prawda jest taka, że osoby z orzeczeniem rzadko aplikują przez standardowe portale rekrutacyjne. Nie dlatego, że ich nie ma – po prostu korzystają z innych kanałów, a firmy o tym nie wiedzą.
- „To się po prostu nie opłaca.” To najczęstsze błędne przekonanie. Zatrudnienie pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym lub znacznym nie tylko eliminuje wpłaty na PFRON, ale może też wiązać się z dofinansowaniem do wynagrodzenia z PFRON.
Jak obliczyć, czy zatrudnienie się opłaca
Weźmy konkretny przykład. Firma zatrudniająca 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty powinna mieć w zespole 3 osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności (6% wskaźnika). Jeśli nie ma żadnej, płaci:
- Miesięcznie: 3 × 3.738,90 zł = 11 216,70 zł
- Rocznie: 134 600,40 zł
Zatrudnienie jednego pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym na przykład na stanowisku specjalisty ds. obsługi klienta lub księgowego zdejmuje z firmy obowiązek wpłaty za jedną osobę. To oszczędność 44 866,80 zł rocznie.
Prosta matematyka: eliminujesz koszt PFRON, zyskujesz dofinansowanie, a w zamian dostajesz kompetentnego pracownika. Dla wielu firm to nie jest wybór między kosztami a kosztami – to wybór między stratą a zyskiem.
Co zmienia się, gdy zatrudnisz osobę z orzeczeniem o niepełnosprawności
Firmy, które zdecydowały się na zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych, najczęściej zauważają jeden paradoks: obawiały się problemów, a zyskały stabilność.
- Rotacja wśród pracowników z orzeczeniem jest znacznie niższa niż w przypadku pozostałych zatrudnionych. Osoby te często traktują pracę jako wartość, którą trudno zdobyć, więc kiedy ją dostaną – zostają na lata. To oznacza niższe koszty rekrutacji, mniejsze wydatki na onboarding i większą przewidywalność zespołu.
- Przy pracy zdalnej – która naturalnie odpowiada osobom z ograniczeniami mobilności – firmy zyskują dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, którzy nie mogliby pracować w tradycyjnym biurze. Księgowi, programiści, specjaliści od obsługi klienta, copywriterzy – pełne spektrum kompetencji, często z doświadczeniem i wykształceniem wyższym niż średnia rynkowa.
- Proces zatrudnienia, przy wsparciu specjalistycznej agencji, nie trwa dłużej niż standardowa rekrutacja. Formalności związane z PFRON – jeśli są prowadzone profesjonalnie – nie stanowią większego obciążenia administracyjnego niż zwykłe zatrudnienie.
Kiedy warto działać i od czego zacząć
Im dłużej firma odkłada decyzję, tym więcej pieniędzy traci. Każdy miesiąc zwłoki to kolejna wpłata na PFRON, której można było uniknąć.
Jeśli Twoja firma przekroczyła już próg 25 pracowników lub zbliża się do niego, najlepszy moment na analizę kosztów i możliwości to teraz. Nawet jeśli w tej chwili nie planujesz zwiększania zatrudnienia, warto przeanalizować, które stanowiska mogą być realizowane zdalnie lub z niewielkimi dostosowaniami.
Pierwsze kroki to:
- Przeliczenie faktycznych kosztów PFRON na rok – często okazuje się, że są wyższe niż szacunki „z głowy”.
- Analiza stanowisk w firmie pod kątem możliwości pracy zdalnej – księgowość, obsługa klienta, IT, marketing, administracja to naturalne obszary do zdalnego zatrudnienia.
- Kontakt z agencją specjalizującą się w rekrutacji osób niepełnosprawnych – BPO Network – standardowe portale ogłoszeniowe nie dadzą dostępu do tej grupy kandydatów. Specjalistyczne agencje prowadzą własne bazy i wiedzą, jak skutecznie rekrutować.
- Sprawdzenie, jakie dofinansowania przysługują – wiele firm nie wie, że poza eliminacją wpłat na PFRON mogą otrzymać dodatkowe wsparcie finansowe na wynagrodzenia i dostosowanie stanowisk pracy.
Zatrudnienie zamiast opłat – strategia, nie obowiązek
PFRON przestaje być kosztem nieuniknionym, gdy firma zaczyna traktować zatrudnienie osób niepełnosprawnych nie jak obowiązek, ale jak strategię optymalizacji kosztów i dostępu do kompetencji.
Każdy miesiąc, w którym płacisz na PFRON, to miesiąc, w którym mogłeś te pieniądze przeznaczyć na rozwój biznesu. Każdy rok zwłoki to dziesiątki tysięcy złotych, które mogły wzmocnić Twoją organizację, a zamiast tego trafiły na konto funduszu.
Zatrudnienie pracownika z orzeczeniem nie wymaga rewolucji w firmie. Wymaga decyzji i świadomego podejścia do rekrutacji. Reszta to kwestia procesu, który można zlecić specjalistom.
Jeśli nie jesteś pewien, ile faktycznie kosztuje Cię PFRON i czy zatrudnienie byłoby opłacalne – warto to przeliczyć. Czasem różnica między wpłatami a oszczędnościami to nie kilka procent, ale kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. I to pieniądze, które zostają w Twojej firmie.
Chcesz dowiedzieć się, ile możesz zaoszczędzić w Twojej sytuacji? Skontaktuj się z nami – pomożemy przeliczyć konkretne liczby i pokażemy, jak wygląda proces zatrudnienia krok po kroku. Bez zobowiązań, z pełną transparentnością kosztów i możliwości.
Specjalista ds. PFRON
Umów bezpłatną konsultację i poznaj dokładne wyliczenia dla Twojej firmy!
502 420 294
mjura@bponetwork.pl
- Sprawdź, ile dofinansowań przysługuje Twojej firmie przy zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami
- Uzyskaj dostęp do bazy 18 000+ specjalistów z niepełnosprawnościami gotowych wzmocnić Twój zespół
- Zatrudnienie osób niepełnosprawnych czy wpłaty PFRON? Wybór, który kosztuje Twoją firmę 2000 zł dziennie!
- Jak ograniczyć wydatki na PFRON – kompletny przewodnik dla firm zatrudniających 25+ osób