Narzędzia do zarządzania pracownikami w pracy zdalnej

kwi

Jako pracodawcy lubimy wiedzieć, czy nasze pieniądze są racjonalnie wydawane, a przecież pracownikom płacimy. Chcemy mieć kontrolę nad tym, co robią w pracy nasi podwładni, a oni z kolei czują się bezpieczniej, gdy wiedzą, że zawsze mogą zwrócić się z problemem do przełożonego. Jak komunikować się z pracownikami, by z jednej strony wiedzieli, że ich praca zdalna jest monitorowana a z drugiej nie czuli się inwigilowani?

Monitorowanie pracowników będzie dla obu stron rozwiązaniem optymalnym a dla pracodawcy dużo tańszym od montowania kamer w mieszkaniach podwładnych. Warto się jednak zastanowić, czy zamiast twardego pilnowania czasu pracy nie postawić na rozliczanie z wyników tej pracy – to bardziej zmotywuje podwładnych do efektywnego zarządzania czasem i co za tym idzie, wydajniejszej pracy.

Można też budować zaufanie wewnątrz zespołu, dając dostęp do pracy innych, żeby pracownicy mogli nawzajem oceniać ilość wykonanej pracy. Przecież nikt nie lubi ciągnąć się w ogonie, więc będzie to działało motywująco, my zaś możemy zająć się innowacyjnym myśleniem, a nie skupiać się na mikro zarządzaniu.

Wybór odpowiednich narzędzi monitorujących wymaga odpowiedzi na pytania:

Dlaczego chcę bardziej sprawdzać moich współpracowników?
Jaki mam budżet?
Z jakich narzędzi już korzystają moi pracownicy?

Gdy uczciwie odpowiemy sobie na te pytania, możemy wybrać odpowiednie narzędzia do monitoringu i komunikacji w firmie. Mamy dużo różnych opcji, ale niekonieczne jest wykorzystanie wszystkich, lepiej skupić się na jednym, dwóch z następujących:

Asana

Narzędzie do zarządzania projektami. Jest darmowa, jeśli masz w zespole max 15 osób, później za każdą kolejną trzeba płacić. Używamy jej w ten sposób, że tworzymy podgrupy do każdego projektu z zadaniami wraz z terminem wykonania i każda z osób będących członkiem Asany wie, na jakim etapie są wszystkie pozostałe. Każdy z uczestników może komentować zadania i przesyłać pliki. Doskonała przy realizacji wielu projektów nawet bardzo skomplikowanych.

Harvest

Jeśli Asanę połączymy z aplikacją Harvest, która służy do pomiaru czasu, to możemy od razu obliczyć, ile komu zajęło wykonanie konkretnej pracy (jeśli ją robił, urządzenie nie liczy bowiem prywatnego czasu pracownika, który zagląda do prywatnej poczty w czasie pracy, czy czyta informacje niekonieczne do wykonania zadania). Możemy nawet wpisać w Harvest opcję automatycznego wystawiania faktury za przepracowane godziny. To dobra opcja dla wszelkiego rodzaju freelancerów, którzy rozliczają się z godzin pracy.

TimeDoctor

Również do monitorowania czasu pracy, ale tym różni się od Harvesta, że jest narzędziem samodzielnym. Można wpisać do obsługi zaznaczanie korzystania z niepożądanych portali, np. Facebook (to od nas zależy, które uznamy za niewłaściwe) i używanie ich będzie wliczane do okresów bezczynności, również monitorowanej. Można włączyć dodatkową opcję i sprawdzać, ile czasu pracownik spędził na konkretnym zadaniu, np. w arkuszu kalkulacyjnym, poczcie elektronicznej, nawet możemy robić sobie zrzuty ekranu podczas konkretnych czynności pracownika i później wyjaśniać nieścisłości.

Slack

Bardzo lubiany przez większość firm, bo służy do sprawnej komunikacji grupowej. Można prowadzić dyskusje, przesyłać prywatne wiadomości, dzielić się plikami, linkami etc, a wszystko po to, by uporządkować komunikację.

iDoneThis

Służy do raportowania podsumowującego dzień pracy. Pracownicy wysyłają e-maile z informacją o tym, jakie zadania wykonywali i ile ukończyli, przełożony to sumuje, dzięki temu każdy pracownik wie, jak bardzo zajęci są jego koledzy. Może również zajrzeć do historii zleceń oraz zobaczyć, co obecnie jest realizowane. Ta aplikacja często jest zintegrowana ze Slackiem.

Freckle – służy do monitorowania czasu pracy, ale tym różni się od innych, że sprawdza bardziej Twój czas pracy i to, ile czasu poświęcasz na obsługę każdego z klientów. Jeśli masz wielu klientów, z którymi pracujesz jednocześnie i do tej pory miałeś trudności z wyceną swego czasu pracy, teraz jest taka możliwość! Twórcy Freckle uważają, że jest to idealna aplikacja webowa dla pracowników IT. Doskonała dla samo-zatrudnionych pracowników zdalnych.

GoToMeeting

Aplikacja dobra do prowadzenia telekonferencji, które w każdym zespole są pożądane. Pozwala na prowadzenie komercyjnych spotkań w przeciwieństwie do prywatnego Skype, choć ma podobne funkcje, np. udostępnienie ekranu, rozmowy grupowe, nagranie spotkania, wcześniejsze zaplanowanie zebrania, włączenie do zebrania przygotowanej wcześniej prezentacji itp.

Skype

Oprócz prywatnego zakładamy każdemu pracownikowi służbowy, który ma pełnić funkcję komunikacyjną między pracownikami. Ponieważ każdy z pracowników z pewnością posługuje się tym narzędziem prywatnie, łatwo jest ich przekonać do założenia jeszcze jednego, firmowego konta.

Praca w chmurze

Polega na tym, że pracownicy są podłączeni do Internetu i zalogowani do systemu, np. Disk Google i wszystko, co wykonają podczas pracy, jest od razu zapisywane na serwerze głównego komputera, więc przełożony ma zawsze dostęp do tego, co robili jego podwładni. Może sobie ściągać ich pracę w Excelu czy Wordzie. Oznacza to, że pliki z danymi nie są trzymane na osobistym komputerze pracownika, ale na zdalnym serwerze. Również wszelkie przetwarzanie wprowadzanych przez pracownika danych odbywa się w chmurze a nie tylko na jego komputerze. Nie musimy się więc martwić o aktualizację danych i przekazywanie ich wszystkim pracownikom.

Podsumowując, praca w chmurze to:

Dostęp przez konto użytkownika.
Połączenie z Internetem podczas pracy, czyli monitorowanie czasu pracy.
Przechowywanie i przetwarzanie danych na zdalnym serwerze/komputerze szefa.

Ekran System

To profesjonalny sposób sprawdzenia, co robią Twoi pracownicy w czasie pracy zdalnej, który do tego eliminuje ryzyko związane z wyciekiem poufnych danych. Pracodawca monitoruje pracę podwładnych w sposób aktywny w czasie rzeczywistym, może np. przerwać sesję pracownika naruszającego zasady oraz uniemożliwić mu dalszą aktywność.

Keylogger

Sposób kontrolowania aktywności użytkownika komputera. Bardzo chętnie wykorzystywany przez hakerów. W skrócie jest to nagrywanie naciskania klawiszy przez osobę użytkującą konkretny komputer. Można w ten sposób sprawdzić, czy pracownik nie załatwia prywatnych spraw w czasie pracy.

When in work

Pozwala na zarządzanie zmianami pracowniczymi, zwłaszcza gdy ludzie pracują na zmiany. Ułatwia ustawianie grafików pracy, by można było wszystkich pracowników mieć na oku i wiedzieć, kto w jakim czasie i jak intensywnie pracował. Narzędzie monitoruje również, skąd i kiedy pracownicy logują się na swoją zmianę. Służy do pilnowania pracy szczególnie przy obłudzie social mediów.

eRecruteir

Narzędzie wykorzystywane do profesjonalnej rekrutacji pracowników. Służy do segregacji danych, wyboru najlepszej oferty osobowej, korespondencji między rekruterami, zapisywania wniosków, przesyłania informacji do kandydatów i magazynowania wszelkich danych o kandydacie, potrzebnych do kolejnych rekrutacji.

Dodatkowo:

Możemy ustalić godziny pracy, np. pracownicy powinni wykonywać pracę zdalną i umawiać się na spotkania w konkretnych, sztywno ustalonych godzinach pracy a efekty spotkań raportować e-mailem.

Sposobów monitorowania pracy podwładnych jest wiele, wszystko zależy od nas i od budowanych relacji ze współpracownikami. Należy pamiętać, by kontrola była uzasadniona interesem pracodawcy. Nie może ona naruszać godności pracowników (art.111kp). Większość rodzajów kontroli np. monitoring video, monitorowanie komputerów i poczty elektronicznej nie wymaga zgody pracownika, ale powinien on zostać o możliwości takiej kontroli poinformowany, najlepiej już w momencie podpisywania umowy o pracę, gdzie jest taki zapis lub taki punkt winien znaleźć się w regulaminie pracy.

Powinniśmy jednak zachować następujące zasady kontroli:

Np. Jeśli używamy kamer, to nie mogą one być zainstalowane w łazienkach, czy przebieralniach, bo naruszają dobro osobiste pracowników, ale nawet powinny być one zainstalowane przy kasach czy miejscach rozładunku towaru. Długość przechowywania nośników video też powinna być wpisana do regulaminu pracy.

Podobnie traktować należy zdalne monitorowanie komputerów pracowników i ich aktywności w sieci. Pracodawca może w ten sposób ocenić efektywność pracy oraz bezpieczeństwo przepływu danych w firmie, ale nie może to być źródłem informacji o problemach pracownika, jego stanie zdrowia czy finansów. Należy oddzielić np. pocztę służbową, do której pracodawca ma dostęp, od poczty prywatnej pracownika. Tam nie wolno pracodawcy zaglądać. Pracownik również nie powinien zajmować się podczas pracy pisaniem prywatnych e-maili.

To samo dotyczy tradycyjnej poczty. Jeśli oprócz nazwiska pracownika na kopercie znajduje się adres i dane firmy, list można otworzyć, natomiast jeśli są tylko podane dane pracownika i adres firmy, bez podania jej nazwy, to nie wolno tego robić pod zarzutem złamania konstytucyjnego prawa do ochrony danych osobowych i praw człowieka.

BPO Network