RODO w agencji rekrutacyjnej

mar

Od dnia wejścia w życie Ogólnego Rozporządzenia RODO agencje rekrutacyjne objęte są szeregiem nowych obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. RODO obejmuje swoim zastosowaniem wszystkie podmioty prywatne i publiczne, które przetwarzają dane osobowe.

Agencje rekrutacyjne, bez względu na metodę rekrutacji, zawsze będą realizowały proces związany z pozyskaniem danych osobowych od kandydata. Pamiętać należy, że pracodawca może pozyskiwać jedyne te dane, do zbierania, których uprawniają go przepisy prawa. Zatem pracodawca może żądać jedynie danych niezbędnych ze względu na cel jakim jest proces zatrudnienia kandydata, pracodawca nie może zatem żądać od kandydata danych przekraczających zakresem obszar danych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Dane osobowe nie mogą być zbierane “na zapas”, „na wszelki wypadek”, tzn. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji tego celu przez administratora.

Definicja danych osobowych:

„Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

W związku z podaną powyżej definicją dane osobowe można podzielić na na 3 kategorie:

Dane tzw. zwykłe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, wykonywany zawód, wizerunek, adres e-mail itp.,
Dane szczególne, (zwane także danymi wrażliwymi), wymienione w art. 9 RODO ujawniające: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne bądź światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby,
dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa wymienione w art. 10 rozporządzenia (uprzednio również zaliczane do danych wrażliwych).

Dane wykorzystywane przez agencję rekrutacyjną w trakcie rekrutacji

Agencja rekrutacyjna działając w imieniu pracodawcy może oczekiwać od kandydata do pracy podania mu danych, które ogólnie możemy określić, jako dane:

identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia);
kontaktowe (adres zamieszkania) oraz
o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym (ukończonych szkołach oraz studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych).
O niepełnosprawności (podanie takich danych, które są konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy)

Zakres danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wskazany został w art. 22[1] Kodeksu pracy oraz rozporządzeniu w sprawie sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jest to katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Co istotne, z uwagi na specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia tej umowy wcale nie musi ostatecznie dojść.

Uwzględniając cel, jaki przyświeca gromadzeniu tych danych, tzn. podjęcie przez pracodawcę decyzji o zatrudnieniu pracownika, która będzie się opierała na ocenie jego przydatności do pracy na określonym stanowisku, informacje przekazywanie przez pracownika muszą być konkretne, a więc nie mogą ograniczać się tylko do zdawkowej informacji, że odbył jakieś kursy lub ukończył studia, bez wskazywania, jakie dokładnie ukończył. Podobna sytuacja dotyczy miejsc uprzedniego zatrudnienia, tutaj także agencja rekrutacyjna (pracodawca) może żądać

Dane, których pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa, danych nadmiarowych, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika (np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych bądź orientacji seksualnej).

Może się oczywiście zdarzyć, że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić pewne określone prawem wymogi, np. wymóg niekaralności i wtedy pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o nim w tym zakresie.

Informacje o karalności kandydata

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem zawierającym dane o wyrokach skazujących, czynach zabronionych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa zawartych w Krajowym Rejestrze Karnym, którego funkcjonowanie jest uregulowane przepisami ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (“ustawy o KRK”). Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika dokumentów wynikających również z przepisów szczególnych, odnoszących się do konkretnych uregulowań wykonywania określonych zawodów. Jednak pracodawca musi przy tym pamiętać, iż w odniesieniu do danych dotyczących niekaralności, musi wynikać to wprost z przepisów prawa. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać każdego dokumentu na wszelki wypadek,

Problem tzw. Pracownika o „ nieposzlakowanej opinii”

Przepisy szczególne regulujące wykonywanie niektórych zawodów wskazują często na przesłankę nieposzlakowanej opinii, która jest terminem nieostrym i stanowi zwrot niedookreślony, odwołujący się do przesłanek uznaniowych, o charakterze ocennym. Nie stanowi ona jednakże podstawy do tego, żeby pracodawca miał prawo przetwarzać dane pracownika o jego niekaralności, gdyż nie wynika to bezpośrednio z przepisów prawa.

Pracodawca nie może przetwarzać danych, o których mowa w art. 10 RODO, nawet za zgodą pracownika. Przesłanka zgody, rozpatrywana na gruncie prawa pracy, wskazuje na nierówność podmiotów, w związku z tym w przedmiotowym przypadku nie miałaby podstawy zastosowania. Informacja, że dana osoba nie widnieje w Krajowym Rejestrze Karnym, jest również informacją zawierającą dane określone w art. 10 RODO. Każde więc zaświadczenie o niekaralności, które będzie zawierało informacje o wyrokach skazujących, czy też informację o tym, że dana osoba nie była skazana, będzie informacją dotyczącą wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu RODO.

Obowiązek poinformowania pracownika o przetwarzaniu jego danych osobowych

Każdy potencjalny pracodawca, który zbiera dane od kandydatów do pracy, jest zobowiązany poinformować te osoby o (wg art. 13 RODO):

pełnej nazwie i adresie swojej siedziby,
danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył),
celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeśli dane są zbierane na podstawie zgody),
prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO,
dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich nie podania.

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny dla kandydata. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę bądź w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy.

Żaneta Sierny